05 April, 2006

Siapa yang Mengelola Pengetahuan?

Salah satu kesalahpahaman yang menurut penulis sangat mendasar dalam perkembangan profesi informasi adalah pada istilah "mengelola informasi" (information management) yang dilekatkan kepada profesi-profesi seperti pustakawan, dokumentalis, arsiparis, dan manajer rekod. Istilah informasi di sini selalu bermakna kebendaan, sesuatu yang mati, berhenti, "sudah selesai". Mengelola informasi seringkali dikaitkan dengan mengelola benda yang di dalamnya mengandung informasi, baik berupa buku, kliping, dokumen bisnis, disket, website, dan sebagainya yang adalah benda-benda mati.

Kesalahpahaman itu bahkan berlanjut ketika teknologi informasi dan komputerisasi sudah mulai merasuk ke semua bidang kehidupan. Banyak sekali harapan yang berlebihan, banyak sekali dana ditumpahkan, yang akhirnya hanya untuk memperkuat pandangan tradisional tentang pengelolaan informasi. Teknologi dijadikan alat untuk kodifikasi pengetahuan (mengubah pengetahuan menjadi kode yang tertampak, baik dalam bentuk teks maupun lainnya) dan konsentrasinya pun lebih kepada bentuk-bentuk eksplisit, alias explicit knowledge. Seolah-olah, jika pengetahuan sudah dikodifikasi, sudah dibuat eksplisit, maka selesailah sudah persoalan.

Merebaknya fenomena manajemen pengetahuan (knowledge management) merupakan kritik langsung terhadap kesalahpahaman tentang manajemen informasi dan teknologi informasi tersebut. Fenomena manajemen pengetahuan dapat dilihat sebagai keinginan mengembalikan hakikat "pengetahuan" dan menghindari pandangan bahwa pengetahuan adalah benda mati. Di dalam kehidupan berorganisasi, baik untuk bisnis maupun non-bisnis, maka pengetahuan selalu dikaitkan dengan potensi nilai yang ada pada berbagai komponen atau proses (aliran) keseluruhan "modal" dalam organisasi tersebut. "Modal" di sini tentu saja bukan hanya soal investasi dan uang, tetapi juga "modal sosial" (social capital) sebagaimana yang sudah dibahas pada tulisan-tulisan sebelumnya. Pengetahuan selalu dikaitkan dengan upaya meningkatkan nilai modal tersebut dan penerapan potensi tersebut pada tugas-tugas organisasi sehari-hari.

Para proponen manajemen pengetahuan selalu menegaskan bahwa sebuah organisasi seharusnya tidak berhenti pada "memiliki pengetahuan" dalam arti menimbun tumpukan dokumen yang dilengkapi dengan alat temu-kembali. Persoalan terpenting yang dihadapi organisasi-organisasi moderen saat ini adalah: bagaimana mengintegrasikan timbunan pengetahuan eksplisit itu ke dalam keseluruhan kemampuan dan kegiatan organisasi. Dalam kondisi dunia yang amat-sangat dinamis ini, maka integrasi pengetahuan eksplisit ke dalam kemampuan organisasi menjadi rumit. Organisasi dituntut fleksibel, tetapi sekaligus konsisten, dan juga punya "akar" yang kokoh dalam bentuk kompetensi inti (core competency).

Di dalam aktivitas setiap organisasi, maka tidak dapat dihindari bahwa pengetahuan yang diperlukan adalah pengetahuan yang tertanam di dalam diri masing-masing pribadi dan juga yang tercakup dalam kerjasama antar pribadi. Semua ini bukan pengetahuan eksplisit, melainkan pengetahuan tacit. Terlebih lagi, pengetahuan ini menjadi dinamis sejalan dengan perubahan-perubahan yang terjadi di dunia eksternal maupun internal dari sebuah organisasi. Setiap perubahan eksternal (misalnya perubahan harga BBM, demonstrasi buruh, terorisme) akan segera direspon oleh sebuah organisasi, sedemikian rupa sehingga hanya organisasi yang fleksibel lah yang dapat mengambil langkah-langkah tepat. Nah, inilah urusan manajemen pengetahuan, yaitu bagaimana mengelola dinamika penggunaan pengetahuan tacit yang terintegrasi dengan pengetahuan eksplisit.

Secara khusus, maka pengelolaan pengetahuan memerlukan pegawai-pegawai yang mengerti dinamika organisasi, termasuk dinamika kompetensi sumberdaya manusia. Belum ada profesi yang secara khusus dibentuk untuk memenuhi keperluan pegawai-pegawai ini. Berbagai profesi yang datang dari berbagai disiplin, misalnya "orang komputer", psikolog, dan manajer SDM, kini melakukan kegiatan-kegiatan pengelolaan pengetahuan. Sebenarnya, yang lebih dahulu sudah terlibat dalam urusan-urusan informasi adalah pustakawan dan pekerja informasi (arsiparis, manajer rekod, dan sebagainya). Banyak harapan yang ditumpukan kepada profesi ini. Harapan ini kemudian diterjemahkan menjadi tuntutan terhadap kompetensi-kompetensi tambahan, selain kompetensi yang sudah selama ini dikuasai oleh pustakawan dan pekerja informasi.

Secara ringkas, tuntutan yang berkembang bagi pustakawan dan pekerja informasi untuk mengelola pengetahuan mencakup lebih dari selusin hal, misalnya:

  1. Analisis dan identifikasi proses kerja / bisnis dalam organisasi
  2. Pemahaman tentang proses pengetahuan di dalam proses kerja
  3. Pemahaman nilai, konteks, dan dinamika pengetahuan dan informasi
  4. Identifikasi, penciptaan, pemeliharaan, dan pemanfaatan aset pengetahuan
  5. Pemetaaan aliran pengetahuan
  6. Manajemen perubahan
  7. Pemanfaatan teknologi informasi untuk mendukung pemanfaatan pengetahuan
  8. Pemahaman tentang komunitas kerja untuk memperoleh dukungan dan kerjasama
  9. Manajemen proyek
  10. Strukturisasi dan arsitektur informasi
  11. Manajemen aliran dokumen dan informasi
  12. Pemahaman tentang prinsip-prinsip manajemen informasi
  13. Pemahaman tentang proses publikasi
  14. Pemahaman tentang perkembangan potensi teknologi informasi

Sebagian besar dari tuntutan kompetensi di atas memerlukan kemampuan berpikir abstrak dan melakukan analisis yang cukup rumit. Berita baiknya adalah: pustakawan dan pekerja informasi pada dasarnya sudah memiliki kemampuan dasar tersebut karena tradisi mereka dalam menghimpun dan menyediakan informasi di dalamnya mengandung proses abstrak dan kodifikasi yang tidak sederhana.

Jadi, sebenarnya dalam "perlombaan" menguasai profesi mengelola pengetahuan, para pustakawan dan pekerja informasi sudah dapat mencuri start. Tentu saja, asal mereka sadar akan kelebihan-kelebihan itu.

posted by Putu Laxman Pendit @ 7:43 AM 3 comments

28 March, 2006

Lima Berbagi Bersama

Seringkali ada berbagai asumsi yang salah tentang knowledge management (manajemen pengetahuan). Tiga di antara asumsi itu adalah (1) jika infrastruktur teknologi sudah dibangun, maka orang akan dengan senang hati berbagi pengetahuan antar sesama, (2) teknologi informasi dapat menggantikan kekuatan percakapan langsung dan memperlancar pertukaran pengetahuan, (3) sebuah organisasi harus terlebih dahulu membangun infrastruktur teknologi dan kultur belajar sebelum bisa belajar. Ketiga asumsi itu seringkali mengabaikan kenyataan bahwa manajemen pengetahuan sesungguhnya berawal dan berdasarkan pada satu kata, yaitu berbagi-bersama (share) yang secara kasarnya dapat didefinisikan sebagai: "melepaskan sebagian yang kita miliki sebagai wujud dari maksud-baik pribadi, sambil percaya bahwa jika apa yang kita miliki juga dimiliki orang lain maka terciptalah kebaikan bersama"

Berbagi-bersama adalah tindakan yang lebih mudah diucapkan daripada dilakukan! Apalagi jika menyangkut pengetahuan, dan apalagi jika kita sadar bahwa di dalam rganisasi apa pun akan terjadi power play yang dikaitkan dengan prinsip "knowledge is power". Berbagi-bersama pengetahuan di dalam sebuah organisasi akhirnya seringkali menjadi impian, sebab kita sering pula berharap terlalu banyak dan terlalu tinggi. Kita berharap semua pengetahuan akan dipakai-bersama, dan semua orang dengan rela akan berbagi pengetahuan antar-sesama. Padahal, mungkin hanya orang yang benar-benar suci-murah-hati lah yang dapat melakukan itu. Sementara, sebagian besar dari kita adalah orang-orang yang enggan berbagi pengetahuan.

Agar lebih realistis dan pragmatis, seringkali kita harus membatasi harapan tentang berbagi-bersama. Tidak seluruh pengetahuan dengan sertamerta dibagi-bersama. Pengetahuan yang paling sering dibagi-bersama adalah pengetahuan-praktis (know how) sebuah organisasi, bukan pengetahuan-teoritis (know what). Pengetahuan praktis berkaitan langsung dengan kemampuan kompetitif sebuah organisasi (competitive edge). Berbagi-bersama pengetahuan-praktis ini akan sangat berguna jika dilakukan dalam konteks kegiatan bersama (team work). Sangatlah penting bagi sebuah organisasi untuk membedakan, mana pengetahuan pribadi dan mana pengetahuan kolektif yang diperlukan untuk kepentingan bersama.

Secara umum, ada 5 jenis kegiatan berbagi-pengetahuan, yaitu:
  1. Di dalam satu kelompok untuk pekerjaan rutin yang serupa dan terus menerus,
  2. Antar dua atau lebih kelompok yang berbeda tetapi melakukan pekerjaan yang hampir sama,
  3. Antar dua atau lebih kelompok, tetapi yang dibagi-bersama adalah pengetahuan tentang pekerjaan non-rutin,
  4. Antar organisasi dalam rangka kelangsungan hidup bersama,
  5. Dari luar kelompok, ketika kelompok tersebut menghadapi persoalan yang belum pernah mereka hadapi sebelumnya.

Kegiatan berbagi-bersama jenis pertama dan kedua lebih sering terjadi daripada tiga jenis yang lainnya. Di dalam pekerjaan-pekerjaan berkelompok, secara alamiah sering terjadi pertukaran dan pemakaian pengetahuan secara bersama-sama untuk mengatasi masalah sehari-hari yang timbul dari kegiatan rutin. Misalnya, jika sebuah organisasi bergerak dalam bidang ekspor-impor, maka masalah prosedural kepabeanan adalah masalah rutin yang penyelesaiannya memerlukan pengetahuan bersama di atara orang-orang yang mengurusnya.

Kegiatan jenis ketiga biasanya terjadi ketika sebuah organisasi harus melakukan perubahan tata-kerja atau strategi, sedemikian rupa sehingga perlu koordinasi dan re-aliansi. Pertukaran dan pemakaian pengetahuan secara bersama oleh dua kelompok yang berbeda tabiat akan lebih sulit terjadi, terutama kalau kita sadar bahwa di dalam sebuah organisasi sering terdapat berbagai sub-organisasi yang saling bersaing. Misalnya, ketika sebuah universitas sedang berupaya mengubah diri menjadi lebih berorientasi profit, maka koordinasi dan re-aliansi antar unit di dalam universitas itu akan menimbulkan keharusan untuk baku-tukar (saling bertukar) pengetahuan. Ini akan sulit terjadi, jika masing-masing unit sedang bermanuver untuk menjadi dominan di dalam universitas tersebut.

Kegiatan berbagi-bersama jenis keempat mungkin hanya ada jika sekelompok organisasi yang berbeda memiliki "musuh bersama". Dalam rangka mempertahankan eksistensi, seringkali mereka "terpaksa" harus berbagi-bersama. Namun tidaklah mungkin ada organisasi yang akan dengan senang hati berbagi pengetahuan jika hasil akhirnya adalah organisasi itu dipecundangi oleh organisasi lainnya. Lebih mungkin yang terjadi adalah kegiatan jenis kelima, yaitu ketika sebuah organisasi menghadapi persoalan yang tidak pernah dihadapi sebelumnya, lalu memanggil seseorang dari luar organisasi untuk berbagi pengetahuan.

Banyak sekali kegiatan-kegiatan yang selama ini dilakukan oleh berbagai organisasi besar maupun kecil telah mencerminkan kelima jenis transfer di atas. Namun, sebagian besar dari mereka tidak secara sungguh-sungguh menjadikan kegiatan tersebut sebagai bagian dari strategi pengembangan perusahaan. Lebih memrihatinkan lagi, ketiadaan pengaturan dan perhatian terhadap transfer pengetahuan di dalam maupun antar kelompok, banyak organisasi yang melupakan aspek penggabungan (combination) pengetahuan yang juga amat penting dalam perkembangan kemampuan intelektual kelompok kerja.

posted by Putu Laxman Pendit @ 8:57 PM 1 comments